首先要區(qū)分哪些文件和資料是要控制的，而哪些文件和資料是不需要控制的（如某些教科書、廣告等）。對于要控制的那些文件和資料必須建立文件控制程序，其中包括管理程序。

　　首先要確定管理層次及管理人員，原則上所有的文件（質(zhì)量手冊、程序性文件、作業(yè)指導(dǎo)書）實驗室負(fù)責(zé)人（或辦公室）應(yīng)保留有全套文件；一部分記錄如主要檢測儀器檔案資料（或其副本）以及其他實驗室負(fù)責(zé)人認(rèn)為應(yīng)該由實驗室統(tǒng)一保管的資料亦應(yīng)由實驗室負(fù)責(zé)人或其指定人保管醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)搜集整理。

　　程序性丈件、作業(yè)指導(dǎo)書及質(zhì)控記錄原則上可按“誰使用誰保管”進行，但必須有保管清單，且在實驗室內(nèi)存檔。

　　文件和資料（含記錄） 最好分類保管，有些可匯集成冊，封面標(biāo)明文件或資料名稱，但應(yīng)附有目次及頁數(shù)（如檢驗項目的操作規(guī)程就可以按專業(yè)或按測物種類匯集成冊使用及保管）。

　　書面材料要防火、防蟲蛀；電子材料最好有備份，防文件損壞。所有被保管的文件和資料被丟失。

　　所有被保管的文件和資料應(yīng)建立檢索系統(tǒng)，便于檢索和應(yīng)用。借用應(yīng)有手續(xù)醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)整理。

　　保管期限視文件、記錄的重要性而定，實驗室應(yīng)有相關(guān)規(guī)定。通常質(zhì)量手冊、程序性文件、作業(yè)指導(dǎo)書皆須較長時間保存，當(dāng)然其間會有修改；儀器檔案、員工培訓(xùn)及考核記錄亦須較長時間保存；而檢驗申請單、一般檢驗結(jié)果記錄、室內(nèi)質(zhì)控記錄、室間質(zhì)評記錄、室間比對記錄、儀器使用保養(yǎng)記錄等至少應(yīng)保存兩年。

　　已過期或已無實用價值的文件通過一定手續(xù)經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)其銷毀的管理部門批準(zhǔn)后根據(jù)保密規(guī)定銷毀且備檔，銷毀的文件應(yīng)從保管的清單上除去。

　　由于各臨床實驗室規(guī)模和功能不一，隸屬關(guān)系不同，質(zhì)量管理體系實施模式也不盡相同，因此管理方式也可能不同，但以上一些原則是應(yīng)共同遵循的。