廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文郵件系統(tǒng)使用須知：

廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文郵件系統(tǒng)使用須知，醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)整理如下：

為規(guī)范校內(nèi)公文辦理流程，進(jìn)一步提高校內(nèi)公文辦理時(shí)效，特制定本程序。

一、公文草擬

1、以學(xué)校行政名義制發(fā)公文，應(yīng)由相關(guān)職能部門以學(xué)校行政名義擬出文稿。

2、以學(xué)校行政名義草擬公文，第一頁統(tǒng)一用《廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文首頁》稿紙（A4型，可到校辦文印室領(lǐng)�。�，第二頁正文原則上要求電腦輸入，A4紙黑色打印。

3、各部門草擬的以學(xué)校行政名義發(fā)出的公文文稿，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在公文首頁相應(yīng)欄中簽署姓名和日期；如對(duì)文稿有修改意見，應(yīng)直接在文稿上修改。

二、簽收登記

1、學(xué)校各二級(jí)單位、部門送給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的行政公文，由校辦秘書科簽收登記。

2、學(xué)校外部來文，不分黨政，均由我校黨委辦公室保密室簽收、登記、辦理與管理。

3、以學(xué)校行政名義制發(fā)的公文，由校辦秘書科編號(hào)辦理、印發(fā)。以各單位、部門名義制發(fā)的公文，由各單位、部門自行編號(hào)、辦理、印發(fā)。

4、各單位、部門直接遞送校領(lǐng)導(dǎo)，未經(jīng)校辦秘書科簽收的校內(nèi)來文，由各單位、部門自行跟蹤辦理。

三、公文審核

1、以學(xué)校行政名義擬制的公文文稿必須先送校長辦公室秘書科，不能直接呈送學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、校辦秘書科文秘人員負(fù)責(zé)初核校內(nèi)行政來文，對(duì)不符合有關(guān)規(guī)定要求的行政公文，退回送文單位。

3、校辦秘書科審核基本符合有關(guān)規(guī)定要求的上報(bào)公文，經(jīng)修改訂正后，由校辦秘書科送校辦主任簽署擬辦意見后，轉(zhuǎn)呈有關(guān)部門會(huì)簽后再呈送相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示。

四、公文呈送

公文原則上按學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的排序和分工呈送：公文內(nèi)容系分管領(lǐng)導(dǎo)就能決定的只需呈送分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如分管領(lǐng)導(dǎo)無法決定，則在分管領(lǐng)導(dǎo)提出具體意見后呈校長或書記審批；校領(lǐng)導(dǎo)傳閱一般按學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)排序后先依次呈送。

五、公文催辦

1、凡經(jīng)校辦秘書科簽收的行政公文，由校辦秘書科負(fù)責(zé)催辦；

2、擬文單位可在遞文后3天內(nèi)致電校辦秘書科查詢本部門公文辦理情況，逾期不過問者，有關(guān)責(zé)任自負(fù)。

3、收文催辦要根據(jù)公文緊急和重要程度采取不同的催辦措施和催辦方式，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦方式一般有書面催辦、口頭催辦、電訊催辦等。

4、公文流轉(zhuǎn)過程中如出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)出差、公文事宜需開會(huì)討論等不能如期辦理等情況，由校辦秘書科電話告知擬文單位并說明原因。

六、辦文時(shí)限

1、可以直接送領(lǐng)導(dǎo)審批的請(qǐng)示性文件，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)呈批。

2、需要修改后送領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，一般應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)改好呈批（如需補(bǔ)征求有關(guān)部門意見的，則從收齊意見之日起計(jì)）。

3、主辦單位經(jīng)與有關(guān)部門協(xié)商未能取得一致意見而報(bào)來的文件，經(jīng)辦人一般應(yīng)在收文后2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行綜合分析，由校辦主任提出擬辦意見呈批。

4、急件應(yīng)即到即辦，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦完；領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文處理事項(xiàng)作為急件辦理。難于按時(shí)辦完的應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

5、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)擬好紀(jì)要文稿呈批，并在會(huì)議結(jié)束4天內(nèi)印發(fā)。

6、凡以學(xué)校名義頒發(fā)的法規(guī)性文稿，主管部門擬稿后應(yīng)主動(dòng)征求各方面意見，修改訂正后提交有關(guān)會(huì)議審議通過后，交校辦秘書科，并在2個(gè)工作日內(nèi)呈批。

七、公文復(fù)核

1、公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后、繕印之前，文秘部門或者負(fù)責(zé)文秘工作的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。以學(xué)校行政名義擬制的公文，由校辦秘書科復(fù)核；以各單位、部門名義制發(fā)的公文，由各單位、部門專職人員復(fù)核。

2、經(jīng)復(fù)核，如果發(fā)現(xiàn)問題，確實(shí)需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)向簽發(fā)人提出請(qǐng)求，征得同意后方可進(jìn)行；文稿經(jīng)過修改后，必須按程序復(fù)審、復(fù)簽。

八、公文繕印

1、以學(xué)校黨委或者行政名義制發(fā)的公文，統(tǒng)一由學(xué)校校長辦公室文印室繕印；以各單位、部門名義下發(fā)的公文，一般由各單位、部門自行繕印，確有困難的可將文稿送交校長辦公室秘書科安排在校長辦公室文印室繕印。

2、印制公文都必須履行登記簽收手續(xù)；印制保密公文應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，印畢應(yīng)將蠟紙、墊紙、試機(jī)紙等及時(shí)銷毀。

3、為避免錯(cuò)漏，公文校對(duì)工作一律由擬稿人負(fù)責(zé)。

九、公文用印

印章是公文生效標(biāo)識(shí)，所有公文都必須加蓋印章方能生效。公文繕印完畢，一般由擬稿人帶往印章管理人員處加蓋印章。印章管理人員要對(duì)用印公文進(jìn)行核對(duì)、登記，并親自用印。

十、登記分發(fā)

1、以行政名義制發(fā)的公文用印后，擬稿人應(yīng)將兩份用印后的公文連同領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文草擬稿及有關(guān)資料交到校長辦公室秘書科存檔，其余的按擬定的“主送”、“抄送”范圍進(jìn)行分發(fā)。

2、以各單位、部門名義上報(bào)的公文辦理完畢后由校辦秘書科退回各單位、部門自存，校辦秘書科不負(fù)責(zé)保管；各單位、部門文秘人員應(yīng)定期整理本部門文件，以確保年底部門文件完整移交校辦綜合檔案統(tǒng)計(jì)科存檔。